หน้าหลักสารบัญพิมพ์ย้อนกลับ 12-22 หน้าต่อไป
 



ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ (ต่อ)

จากทัศนคติดังกล่าวข้างต้น สามารถสรุปได้ว่า ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศเพื่อใช้ในกระบวนการบริหารนับตั้งแต่การวางแผน การจัดระบบงาน การดำเนินงาน และการประเมินผลงาน ตลอดจนการบริหารในระดับย่อย ซึ่งได้แก่ การควบคุม การประสานงาน การสั่งงาน การรายงานจำเป็นต้องใช้ข้อมูลและสารสนเทศประกอบการตัดสินใจเพื่อให้เกิดผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ แสดงให้เห็นว่าระบบสารสนเทศมีความสำคัญและจำเป็นที่จะต้องจัดให้มีขึ้น และเป็นไปอย่างมีคุณภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะต้องตรงตามสภาพความต้องการของผู้ใช้ คุณสมบัติของสารสนเทศ อำรุง จันทวานิช และคณะ (2534 , 5) ได้กล่าวถึงคุณสมบัติของสารสนเทศว่า สารสนเทศที่ดีสำหรับใช้ประกอบการดำเนินการวางแผนและการบริหารควรจะมีคุณสมบัติที่สำคัญ 3 ประการ คือ
1. ทันต่อเวลา สารสนเทศที่ดีต้องได้รับทันต่อการใช้ประโยชน์ กล่าวคือ ไม่ช้าจน ไม่สามารถจะบอกถึงสภาพการณ์ หรือแนวโน้มการเกิดเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งได้ ควรที่จะรวมข้อมูลเป็นงวด ๆ และทำรายงานประจำงวด ช่วงเวลาที่เหมาะสมของการจัดทำสารสนเทศ และการรายงานสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่ควรพิจารณาให้ดีในแต่ละองค์กร
2. ตรงต่อความต้องการ สารสนเทศที่ดีต้องมีคุณสมบัติในการสื่อความหมาย ความรู้ และความเข้าใจให้เกิดการปฏิบัติที่ถูกต้อง เช่น รายงานต่าง ๆ ซึ่งมีค่าการบริหารงาน แต่ปัจจุบันไม่เป็นสารสนเทศที่ตรงต่อความต้องการของผู้บริหารแล้วก็ไม่ควรที่จะนำมาใช้งานอีกต่อไป
3. ถูกต้อง คุณสมบัติข้อนี้แสดงถึงคุณค่าและคุณประโยชน์ของสารสนเทศ ซึ่งนับว่าสำคัญมาก เพราะแม้สารสนเทศนั้นจะต้องต่อความต้องการและผลิตได้ทันต่อเวลา แต่ว่าขาดความถูกต้องแล้วจะหาประโยชน์ไม่ได้เลยกลับจะนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดและเกิดผลเสียต่อองค์การได้ ซึ่งสอดคล้องกับที่ ปทีป เมฑาคุณวุฒิ (2538 , 3) ได้กำหนดคุณสมบัติของ สารสนเทศ สรุปได้ดังนี้
1. ทันต่อเวลา คือ ทันต่อการใช้ประโยชน์
2. ตรงต่อความต้องการ คือ สามารถใช้ในการสื่อความหมาย ความรู้ และความเข้าใจเพื่อให้เกิดการปฏิบัติที่ถูกต้องได้
3. ถูกต้อง คือ ต้องไม่ผิดพลาด และเชื่อถือได้
4. สมบูรณ์ คือ เก็บรวบรวมสารสนเทศที่เกี่ยวข้องได้ครอบคลุมทุกเรื่องที่ผู้บริหารจะใช้ในการตัดสินใจ
5. เหมาะสม หมายถึง สารสนเทศที่สัมพันธ์กับความต้องการของผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถจัดทำได้อย่างดีตามต้องการ
6. กะทัดรัด หมายถึง สารสนเทศที่สั้นง่าย สะดวกต่อการอ่าน สรุปประเด็นได้ใจความ
7. ยุติธรรม หมายถึง สารสนเทศที่ไม่มีการปรับเปลี่ยนเพื่อให้ผู้ใช้เกิดความคิดโน้มเอียง ไปในทางที่ไม่ตรงกับข้อเท็จจริง
8. สะดวก หมายถึง ความง่ายและรวมเร็วในการที่จะจัดทำและนำสารสนเทศมาใช้โดยไม่มีกระบวนการที่ยุ่งยากซับซ้อน
9. ชัดเจนหมายถึง สารสนเทศที่สามารถทำให้ผู้ใช้สรุปประเด็นได้อย่างรวดและถูกต้อง
10. เป็นตัวเลขหรือภาพ หมายถึง การที่จัดทำสารสนเทศในลักษณะที่เป็นตัวเลขหรือเป็นกราฟจะช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจได้ดีขึ้น


Design and Program by MultimediaAsia.com